Em muitas empresas o tamanho das equipas de trabalho pode ser considerável. Dado que há um número limitado de horas de trabalho, e considerando que os líderes de equipas são muitas vezes responsáveis pela supervisão, formação, orientação e treino de equipas maiores, quais são as práticas recomendadas que devem adotar quando se trata de gestão de tempo? Aqui estão três formas de melhorar a gestão de tempo ao liderar equipas a considerar:
“Faz realmente sentido que todos os caminhos para a solução de problemas da equipa passem através de si? Aqui está uma dica: Não!”
Vanessa Vitorino
Managing Partner na Advantea, Coach, Gestora, Master PNL, Formadora Certificada, Hipnoterapeuta
Construa e defenda uma cultura de trabalho “limite seguro”. Se estiver a gerir uma equipa de apenas três ou quatro pessoas, talvez consiga, com alguma facilidade, atender um comercial sempre que precise do seu “conselho” para fechar um negócio, acalmar um cliente insatisfeito, resolver um problema com outras equipas dentro da sua organização, definir estratégias, garantir o cumprimento de objetivos ou até planear uma grande apresentação. Mas, se não está a gerir três ou quatro pessoas, então a questão é: Faz realmente sentido que todos os caminhos para a solução de problemas da equipa passem através de si? Aqui está uma dica: Não!
Vamos ser francos. O “conselho” que os membros da sua equipa lhe pedem, quase sempre com a melhor das intenções, geralmente é uma tentativa disfarçada de fazer com que você faça o seu trabalho – e isso não é escalável nem sustentável. O que um líder procura é uma cultura de trabalho na qual as pessoas agem como se fossem proprietárias da empresa … dentro de áreas pré-definidas. Os colaboradores devem ter a autonomia e o apoio de que precisam para tomar as melhores decisões possíveis de forma independente, ao mesmo tempo que trabalham dentro do “limite seguro” que foi estabelecido para eles.
Este é o modelo de trabalho que interessa: se o colaborador se mantém dentro do limite seguro que lhe definiu, ele ou ela age independentemente. E, sim, pode cometer erros de vez em quando, conta-lhe exatamente o que aconteceu e aprende com o erro. Esta forma de trabalhar pode levar algum tempo para que ambos os lados se acostumem, mas, na verdade, qual é a alternativa? Uma equipa que trabalha sem apoio ou motivação e que coloca toda a pressão sobre si, e desperdiça o tempo precioso de todos?
Programar e realizar breves reuniões individuais com cada colaborador a cada semana. Se, digamos, vinte pessoas reportarem a si, simplesmente não é realista realizar reuniões de vinte horas por semana. Mas pode (e deve) agendar check-ins semanais curtos com todos na equipa. Organize uma sessão de acompanhamento de cinco a dez minutos com cada cada pessoa que reportem diretamente a si. Essa reunião condensada permite-lhe resumir rapidamente os pontos altos da semana que acabou de passar, as lições aprendidas e as principais prioridades da semana seguinte. Faça isso com todos na equipa. Lembre-se: é tão importante ter essas reuniões com colaboradores seniores quanto com os novos contratados e pessoas que estão com dificuldades.
Três formas de melhorar a gestão de tempo ao liderar equipas
- Construir uma cultura de trabalho “limite seguro”
- Programar e realizar breves reuniões
- Elaborar plano de ação
É, no entanto, importante que controle e saiba gerir essas reuniões por forma a que consiga abordar todos os pontos dentro do tempo estabelecido. Sendo estas reuniões regulares, evitará o acumular de situações e os pontos a serem discutidos serão cada vez menos. Uma forma de garantir um melhor planeamento e cumprimento do tempo é criar o hábito dos seus colaboradores lhe enviarem previamente as situações que querem debater.
Comprometer-se com estas sessões de acompanhamento bem programadas com todo e qualquer colaborador da sua equipa irá manterá todos no caminho certo, melhorará a comunicação e irá minimizar o número de “incêndios que terá que apagar”. Isso economiza tempo, melhora o desempenho e irá conseguir ver um movimento contínuo para a frente.
Elabore e guie-se pelo plano de ação. Cada membro da sua equipa deve ter um plano de ação diário e semanal, que define exatamente o que precisa acontecer e quando, para que a pessoa atinja as suas metas. Este plano deve ser escrito, personalizado para cada colaborador e sujeito a revisão e análise regulares por si e pelo colaborador que lhe reporta diretamente.
Adivinhe? Você também precisa de um plano de ação! Quanto tempo em cada semana se compromete a gastar no recrutamento? Em reuniões semanais de acompanhamento? Em sessões de formação aprofundadas? Em passeios? Em reuniões com a gerência? Tudo isso precisa ser quantificado e estabelecido também por escrito. O seu compromisso de seguir o seu próprio plano de ação de liderança é tão importante quanto o compromisso de seus colaboradores diretos em seguir o deles. Todos na sua equipa – incluindo-o a si – devem estabelecer um ritmo de atividade diário e semanal, que irá permitir aproveitar ao máximo o tempo de todos a um nível individual, mas também melhorará a produtividade da equipa como um todo.
Seguindo estes três simples passos o ajudará a mantê-lo a si e à sua equipa no caminho certo e irá garantir que aproveita ao máximo o recurso mais precioso à sua disposição: o tempo.